Zmiany w delegowaniu pracowników - rewizja rozporządzeń koordynacyjnych

Rewolucja w delegowaniu pracowników w UE. Parlament Europejski przyjął nowe przepisy o koordynacji zabezpieczenia społecznego

Po niemal dziesięciu latach negocjacji Parlament Europejski przyjął 7 lipca 2026 r. rewizję rozporządzeń nr 883/2004 i 987/2009 dotyczących koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego. To jedna z najważniejszych zmian dla przedsiębiorców prowadzących działalność transgraniczną od czasu wejścia w życie dyrektywy o delegowaniu pracowników.

Nowe przepisy wg. autorów mają uporządkować zasady przemieszczania się pracowników i ograniczyć nadużycia w zakresie zabezpieczenia społecznego, jednak dla wielu firm oznaczają również istotne zwiększenie obowiązków administracyjnych oraz konieczność przebudowy dotychczasowych modeli zatrudnienia.

Reforma została przyjęta mimo sprzeciwu Polski, Holandii, Danii i Luksemburga. W głosowaniu 511 europosłów poparło zmiany, 87 było przeciw, a 61 wstrzymało się od głosu. Krytycy nowych rozwiązań wskazują, że mogą one ograniczyć swobodę świadczenia usług i osłabić konkurencyjność przedsiębiorstw korzystających z mobilności pracowników.

Obowiązkowa prenotyfikacja przed każdym delegowaniem

Jedną z najważniejszych zmian jest wprowadzenie obowiązkowej prenotyfikacji oddelegowania i konieczność uzyskania formularza A1 jeszcze przed rozpoczęciem pracy w innym państwie członkowskim. Dotychczas w wielu przypadkach możliwe było uzyskanie zaświadczenia A1 już po rozpoczęciu wykonywania pracy.

Nowe regulacje zakładają, że co do zasady zgłoszenie będzie musiało zostać dokonane przed rozpoczęciem oddelegowania. Nadal jednak nie jest jednoznacznie przesądzone, czy obowiązek ten będzie liczony od momentu podjęcia pracy, czy już od chwili wyjazdu pracownika za granicę.

Przewidziano jedynie ograniczone wyjątki dotyczące podróży służbowych i bardzo krótkich oddelegowań trwających nie dłużej niż trzy dni w trzydziestodniowym okresie. Z tego wyjątku wykluczony został sektor budowlany uznany za sektor wysokiego ryzyka.

Dodatkowo niewiadomo jak wyglądać miałyby sankcję.

Trzy miesiące ubezpieczenia zamiast jednego

Istotnej zmianie ulegają również warunki delegowania na podstawie art. 12 rozporządzenia 883/2004. Dotychczas pracownik musiał podlegać systemowi zabezpieczenia społecznego państwa wysyłającego przez co najmniej jeden miesiąc przed delegowaniem.

Po zmianach okres ten zostanie wydłużony do trzech miesięcy.

To pozornie niewielka modyfikacja, która może jednak znacząco wpłynąć na działalność przedsiębiorstw delegujących pracowników. Konieczne będzie odpowiednio wcześniejsze planowanie rekrutacji i budowanie dłuższych harmonogramów zatrudnienia.

Nowa definicja siedziby przedsiębiorstwa

Jedną z najbardziej dyskutowanych zmian jest nowa definicja siedziby przedsiębiorstwa dla celów ustalania właściwego ustawodawstwa w przypadku pracy wykonywanej w dwóch lub więcej państwach członkowskich.

Kluczowe znaczenie będzie miało miejsce, w którym podejmowane są najważniejsze decyzje dotyczące zarządzania przedsiębiorstwem. Jednocześnie wprowadzono kryterium obrotów jako dodatkowy element oceny, choć jego szczegółowy zakres i sposób stosowania nie zostały jeszcze doprecyzowane.

Dla wielu przedsiębiorstw świadczących usługi na rynkach międzynarodowych może to oznaczać częstsze zmiany państwa właściwego dla ubezpieczeń społecznych. W praktyce może dojść do sytuacji, w której pracownik w kolejnych okresach będzie podlegał różnym systemom zabezpieczenia społecznego, co może negatywnie wpływać na ciągłość jego uprawnień emerytalnych i świadczeniowych.

Koniec z rotacyjnym zastępowaniem pracowników

Nowe przepisy doprecyzowują również zakaz zastępowania pracowników delegowanych.

Dotychczas w praktyce pojawiały się wątpliwości dotyczące możliwości zastępowania pracownika najemnego osobą samozatrudnioną lub odwrotnie. Rewizja rozporządzeń jednoznacznie rozszerza zakaz także na takie sytuacje.

Jednocześnie uporządkowano zasady rotacji osób wykonujących to samo zadanie w okresie 24 miesięcy, co ma przeciwdziałać obchodzeniu ograniczeń dotyczących długości delegowania.

Cyfryzacja i większa wymiana informacji między instytucjami

Przyjęte zmiany wpisują się również w proces cyfryzacji systemów zabezpieczenia społecznego w Unii Europejskiej. Należy spodziewać się dalszej automatyzacji procesu wydawania formularzy A1, szerszej wymiany danych pomiędzy instytucjami oraz wdrażania Europejskiego Paszportu Ubezpieczenia Społecznego (ESPAS).

Dodatkowo, Komisja Europejska zapowiedziała na wrzesień przedstawienie pakietu sprawiedliwej mobilności, który ma dalej regulować zasady przepływu pracowników w UE.

Czas na przygotowania

Choć przed wejściem w życie nowych regulacji konieczne jest jeszcze formalne zatwierdzenie przepisów przez Radę UE oraz ich publikacja w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej, przedsiębiorcy nie powinni czekać na zakończenie procedury.

Już dziś warto przeanalizować procesy związane z delegowaniem pracowników, zweryfikować systemy kadrowo-płacowe pod kątem nowych terminów i obowiązków.

Przyjęta przez Parlament Europejski reforma może okazać się jednym z najważniejszych wydarzeń dla rynku mobilności pracowników w ostatnich latach. Dla przedsiębiorców będzie oznaczała nie tylko nowe obowiązki administracyjne, ale również konieczność strategicznego spojrzenia na sposób organizacji działalności transgranicznej w całej Unii Europejskiej.

Działanie

Już na etapie prac nad rewizją rozporządzeń Stowarzyszenie Agencji Zatrudnienia aktywnie uczestniczyło w dialogu dotyczącym projektowanych zmian i przekazało swoje stanowisko do Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Wskazywaliśmy w nim na zagrożenia związane z nadmiernym obciążeniem przedsiębiorców nowymi obowiązkami administracyjnymi oraz na ryzyko destabilizacji zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym pracowników mobilnych.

Przyjęcie nowych przepisów przez Parlament Europejski nie kończy jednak naszej aktywności w tej sprawie. Nie składamy rękawic. Stowarzyszenie Agencji Zatrudnienia będzie nadal monitorować proces wdrażania nowych regulacji, uczestniczyć w konsultacjach oraz podejmować działania na rzecz wypracowania rozwiązań, które pozwolą zachować równowagę pomiędzy ochroną pracowników a możliwością swobodnego i konkurencyjnego świadczenia usług na jednolitym rynku europejskim.

Będziemy konsekwentnie zabiegać o to, aby głos polskich przedsiębiorców był słyszany zarówno na poziomie krajowym, jak i europejskim, a wdrażane rozwiązania nie prowadziły do nieproporcjonalnego obciążenia firm, które od lat budują mobilność pracowników i wspierają rozwój europejskiej gospodarki.

21 pażdziernika 2026 odbędzie się kolejna edycja Konferencji poświęconej delegowaniu pracowników za granicę - gdzie szczególowo omówimy najważniejsze zmiany w rozporządzeniach.  Zachęcamy do zapisów na powiadomienie o rozpocząeciu zapisów i najlepszej ofercie cenowej dla pierwszych zgłoszonych uczestników.
Zapis na powiadomienie

Strona konferencji: www.konferencjadelegowania.pl 

Żródła:

• Komunikat Parlamentu: https://www.europarl.europa.eu/news/pl/press-room/20260706IPR46308/jasniejsze-przepisy-o-swiadczeniach-socjalnych-dla-pracownikow-mobilnych-w-ue

• Dokument: https://www.europarl.europa.eu/doceo/document/TA-10-2026-0239_EN.html